Aufbewahrungspflichten verpflichten Unternehmer und Kaufleute, geschäftliche Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Die wichtigsten Fristen sind 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Inventare sowie 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen.
Erklärung
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 HGB, die steuerrechtlichen aus § 147 AO. Beide Vorschriften sind weitgehend deckungsgleich. Aufbewahrungspflichtig sind: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (10 Jahre), Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge (10 Jahre), empfangene und versandte Handelsbriefe (6 Jahre) sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen (6 Jahre).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen, der Abschluss aufgestellt oder der Handelsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Bei elektronischer Aufbewahrung müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) eingehalten werden: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten können bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen und Steuernachzahlungen führen.
Rechtsgrundlage: § 257 HGB, § 147 AO
§ 257 HGB regelt die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen. § 147 AO enthält die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) konkretisieren die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung.
Verwandte Begriffe
Häufig gestellte Fragen
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
Ja, die digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die GoBD eingehalten werden. Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Scanergebnis bildlich identisch, unveränderbar und maschinell auswertbar ist. Ein Verfahrensdokumentation ist erforderlich.
Weitere Glossar-Einträge
Insolvenz
Insolvenz bezeichnet die Situation, in der ein Schuldner seine fälligen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr erfüllen kann. Sie ist der wirtschaftliche Zustand der Zahlungsunfähigkeit und bildet die Grundlage für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens nach der Insolvenzordnung (InsO).
Insolvenzverfahren
Ein Insolvenzverfahren ist ein gerichtlich überwachtes Verfahren zur geordneten Abwicklung der Schulden eines zahlungsunfähigen Schuldners. Es dient der gleichmäßigen Befriedigung aller Gläubiger und kann die Sanierung oder Liquidation des Unternehmens zum Ziel haben.
Insolvenzverwalter
Der Insolvenzverwalter ist eine vom Gericht bestellte Person, die das Vermögen des Schuldners verwaltet, verwertet und an die Gläubiger verteilt. Er übernimmt die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis über die Insolvenzmasse und ist zentraler Akteur im Insolvenzverfahren.